Funktion
Jeder Beschluss wird zum prüfbaren Dokument
Ein Beschluss ist erst dann etwas wert, wenn man ihn zwei Jahre später noch belegen kann – gegenüber der Mitgliederversammlung, dem Finanzamt oder einem neuen Vorstand. Beschlussmanager erzeugt diesen Beleg selbst.
Was im PDF steht
- Der Beschlusstext in der Fassung, über die abgestimmt wurde
- Gremium, Organisation und die verwendete Abstimmungsregel samt Quorum
- Die Stimmberechtigten und jede abgegebene Stimme mit Zeitpunkt
- Das Ergebnis, getrennt nach Mehrheit und Quorum
- Beginn und Ende der Abstimmungsfrist
- Die SHA-256-Prüfsumme über das erzeugte Dokument
Das PDF entsteht serverseitig aus den gespeicherten Daten, nicht aus einem bearbeitbaren Dokument. Es wird nicht von Hand geschrieben und kann deshalb auch nicht von der Realität abweichen.
Was die Prüfsumme leistet – und was nicht
Über jedes erzeugte PDF wird ein SHA-256-Hashwert gebildet: eine Zeichenfolge, die sich vollständig ändert, sobald sich am Dokumentinhalt ein einziges Byte ändert.
Damit lässt sich zeigen: Diese Datei ist genau die, die Beschlussmanager damals erzeugt hat. Sie wurde nicht nachträglich geändert.
Damit lässt sich nicht zeigen: dass eine bestimmte Person unterschrieben hat. Dafür braucht es eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS. Wir nennen die Prüfsumme deshalb nirgends „Signatur“ und den Beschluss nirgends „gerichtsfest“ – solche Zusagen könnten wir nicht halten.
Selbst nachprüfen
shasum -a 256 beschluss.pdf
Unter Windows: certutil -hashfile beschluss.pdf SHA256.
Der ausgegebene Wert muss mit dem in Beschlussmanager hinterlegten übereinstimmen.
Änderungsprotokoll
Ergänzen, nicht überschreiben
Neben dem PDF läuft ein Protokoll mit, das jeden Schritt festhält: Anlegen, Ändern, Öffnen, jede Stimme, jede Wortmeldung, jede versandte E-Mail, das Schließen. Jeder Eintrag mit Zeitpunkt und handelnder Person.
Einträge werden ausschließlich hinzugefügt. Es gibt keine Funktion, um einen Eintrag zu ändern oder zu entfernen – auch nicht für die Verwaltung der Organisation.
Was das Protokoll nicht ist: eine Bescheinigung nach GoBD. Wir nennen es „lückenloses Änderungsprotokoll“ und nicht „revisionssicher“, weil Revisionssicherheit ein festgelegter Begriff mit weitergehenden Anforderungen ist.
Aus der Anwendung
Der Nachweis, wie er herauskommt
Ein Dokument, das ohne Beschlussmanager lesbar bleibt: Antrag, Regel, Ergebnis, jede Stimme und das Änderungsprotokoll.
Häufige Fragen
Ist das eine elektronische Signatur?
Nein. Eine SHA-256-Prüfsumme ist ein Fingerabdruck des Dokumentinhalts: Ändert sich ein einziges Zeichen, ändert sich die Prüfsumme. Sie zeigt also Unversehrtheit. Eine qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS bestätigt zusätzlich die Identität des Unterzeichners – das leistet eine Prüfsumme nicht, und wir behaupten es auch nicht.
Wie prüfe ich die Prüfsumme selbst nach?
Mit jedem Standardwerkzeug. Unter macOS und Linux: shasum -a 256 beschluss.pdf. Unter Windows: certutil -hashfile beschluss.pdf SHA256. Stimmt der ausgegebene Wert mit dem in Beschlussmanager hinterlegten überein, ist die Datei unverändert.
Was steht im Änderungsprotokoll?
Wer den Beschluss angelegt, geändert, geöffnet und geschlossen hat, jede abgegebene Stimme, jede Wortmeldung und jede versandte Benachrichtigung – jeweils mit Zeitpunkt. Einträge werden ergänzt, nie überschrieben oder gelöscht.
Können wir das PDF selbst archivieren?
Ja, und das ist empfehlenswert. Das PDF lässt sich jederzeit herunterladen und in eure eigene Beschlusssammlung legen. Ihr seid damit nicht darauf angewiesen, dass Beschlussmanager in zehn Jahren noch erreichbar ist.
Bereit für den ersten Beschluss?
Wir richten eure Organisation ein und melden uns innerhalb eines Werktags. Ohne Zahlungsdaten, ohne Vertrag im ersten Schritt.