Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

1. 1.1

   Anbieter von BeschlussManager ist:

   Dominik Jakobi
   Im Feldblick 6
   71336 Waiblingen
   Deutschland
   E-Mail: hallo@beschlussmanager.de

   BeschlussManager ist ein Produkt von Tingvell.

   Nachfolgend „Anbieter“.

2. 1.2

   Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der webbasierten Anwendung „BeschlussManager“ sowie der damit verbundenen Dienste und Funktionen.

3. 1.3

   Vertragspartner des Anbieters ist diejenige Organisation, für die BeschlussManager eingerichtet oder ein Tarif gebucht wird, nachfolgend „Kunde“.

4. 1.4

   BeschlussManager richtet sich insbesondere an Vereine, Verbände, Unternehmen, Stiftungen, Körperschaften, öffentliche Einrichtungen und sonstige Organisationen.

5. 1.5

   Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.

6. 1.6

   Medizinische Einrichtungen und Einrichtungen, deren bestimmungsgemäße Nutzung von BeschlussManager regelmäßig die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfordert, sind vom Standardangebot ausgeschlossen.

7. 1.7

   Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand

1. 2.1

   BeschlussManager ist eine webbasierte Software-as-a-Service-Anwendung zur digitalen Unterstützung organisatorischer Entscheidungs- und Beschlussprozesse.

2. 2.2

   Die Anwendung unterstützt insbesondere die Erstellung und Verwaltung von Anträgen und Beschlüssen, die Verwaltung von Gremien und Stimmberechtigungen, die Durchführung und Dokumentation von Abstimmungen sowie damit verbundene organisatorische Prozesse.

3. 2.3

   Je nach gebuchtem Tarif können zusätzliche Funktionen zur Verfügung stehen, insbesondere:

   • zusätzliche Nutzerlizenzen,
   • Custom Branding,
   • Single Sign-on (SSO),
   • Anbindung kundeneigener Identity Provider,
   • SCIM,
   • REST-API,
   • kundeneigener E-Mail-Versand über SMTP oder Microsoft Graph,
   • zusätzliche Verwaltungs-, Integrations- oder Automatisierungsfunktionen.
4. 2.4

   Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem jeweils gewählten Tarif und der zum Zeitpunkt der Buchung geltenden Leistungsbeschreibung.

5. 2.5

   Funktionen, die auf der Website oder innerhalb der Anwendung ausdrücklich als geplant, Vorschau, Beta, experimentell oder vergleichbar gekennzeichnet sind, sind nicht Bestandteil des geschuldeten Leistungsumfangs, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

6. 2.6

   Eine Überlassung des Quellcodes oder einer dauerhaft installierbaren Kopie der Anwendung ist nicht geschuldet.

§ 3 Keine rechtliche Prüfung von Beschlüssen

1. 3.1

   BeschlussManager stellt technische Funktionen zur Vorbereitung, Durchführung, Auswertung und Dokumentation von Beschlüssen und Abstimmungen bereit.

2. 3.2

   Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich zu prüfen, ob ein Beschluss oder eine Abstimmung nach den für ihn geltenden gesetzlichen, satzungsmäßigen, gesellschaftsvertraglichen, geschäftsordnungsmäßigen oder sonstigen Regelungen zulässig und wirksam ist.

3. 3.3

   Dies betrifft insbesondere:

   • ordnungsgemäße Einberufung,
   • Beschlussfähigkeit,
   • Stimmberechtigungen,
   • Vertretungsberechtigungen,
   • erforderliche Mehrheiten,
   • Quoren,
   • Abstimmungsfristen,
   • Formvorschriften,
   • Dokumentationspflichten und
   • sonstige rechtliche Anforderungen.
4. 3.4

   Der Anbieter erbringt keine Rechtsberatung und übernimmt keine Gewähr dafür, dass ein unter Verwendung von BeschlussManager gefasster Beschluss rechtlich wirksam ist.

5. 3.5

   Hiervon unberührt bleibt die Verantwortlichkeit des Anbieters für von ihm zu vertretende technische Fehler der Anwendung.

§ 4 Registrierung und Organisationsantrag

1. 4.1

   Zur Nutzung von BeschlussManager kann eine berechtigte Person für ihre Organisation einen Organisationsantrag stellen.

2. 4.2

   Zur Überprüfung der angegebenen E-Mail-Adresse wird eine E-Mail mit einem Bestätigungslink versandt.

3. 4.3

   Nach erfolgreicher Bestätigung der E-Mail-Adresse kann die Organisation automatisiert angelegt und für die Testphase freigeschaltet werden.

4. 4.4

   Die den Organisationsantrag stellende Person bestätigt, zur Einrichtung der Organisation berechtigt zu sein oder mit Zustimmung einer entsprechend berechtigten Person zu handeln.

5. 4.5

   Der Anbieter kann bei berechtigten Zweifeln geeignete Nachweise über die Organisation oder die Vertretungsberechtigung verlangen.

§ 5 Kostenlose Testphase

1. 5.1

   Neu angelegte Organisationen erhalten grundsätzlich eine kostenlose Testphase von 30 Tagen, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist.

2. 5.2

   Für die Testphase werden keine Zahlungsdaten benötigt und es entsteht keine Zahlungspflicht.

3. 5.3

   Während der Testphase gelten diese AGB entsprechend.

4. 5.4

   Spätestens nach Ablauf der 30-tägigen Testphase muss der Kunde einen verfügbaren Tarif auswählen.

5. 5.5

   Nach Ablauf der Testphase beginnt eine zusätzliche Übergangsfrist von drei Tagen („Grace Period“).

6. 5.6

   Innerhalb dieser Grace Period kann der Kunde weiterhin einen verfügbaren Tarif auswählen.

7. 5.7

   Erfolgt bis zum Ende der Grace Period keine Tarifauswahl, kann der Zugang zur Organisation gesperrt werden.

8. 5.8

   Die Testphase wird nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Tarif umgewandelt.

9. 5.9

   Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht erst durch die aktive Auswahl beziehungsweise Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs.

§ 6 Free-Tarif

1. 6.1

   Der Anbieter kann einen dauerhaft kostenfreien Tarif („Free-Tarif“) anbieten.

2. 6.2

   Funktionsumfang, Nutzerzahl, Speicherplatz, Integrationen und sonstige Leistungsmerkmale des Free-Tarifs können gegenüber kostenpflichtigen Tarifen eingeschränkt sein.

3. 6.3

   Es besteht kein Anspruch darauf, dass Funktionen kostenpflichtiger Tarife im Free-Tarif zur Verfügung stehen.

4. 6.4

   Für den Free-Tarif werden keine garantierten Reaktionszeiten, Service Level oder Mindestverfügbarkeiten geschuldet.

5. 6.5

   Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang des Free-Tarifs mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, soweit die grundlegende Nutzbarkeit des Free-Tarifs dadurch nicht unangemessen beeinträchtigt wird.

6. 6.6

   Eine automatische Umstellung vom Free-Tarif auf einen kostenpflichtigen Tarif erfolgt nicht.

§ 7 Kostenpflichtige Tarife

1. 7.1

   Für kostenpflichtige Tarife gelten die zum Zeitpunkt der Buchung ausgewiesenen Preise und Leistungsmerkmale.

2. 7.2

   Ein Tarif kann insbesondere enthalten:

   • eine bestimmte Anzahl von Nutzerlizenzen,
   • bestimmte Funktionen,
   • Integrationen,
   • Speicher- oder Nutzungslimits und
   • tarifabhängige Zusatzleistungen.
3. 7.3

   Zusätzliche Nutzerlizenzen können kostenpflichtig sein.

4. 7.4

   Funktionen wie Custom Branding, SSO, SCIM, REST-API oder kundeneigener E-Mail-Versand können auf bestimmte Tarife beschränkt sein.

5. 7.5

   Die konkrete Tarifstruktur, enthaltene Nutzerzahl, Zusatzpreise und der Funktionsumfang ergeben sich aus der jeweils aktuellen Preis- und Leistungsbeschreibung.

§ 8 Vertragslaufzeit und Verlängerung

1. 8.1

   Kostenpflichtige Tarife werden monatlich abgerechnet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

2. 8.2

   Die Vertragslaufzeit beträgt jeweils einen Monat.

3. 8.3

   Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren Monat, wenn er nicht zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt wird.

4. 8.4

   Eine Kündigung ist monatlich zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums möglich.

5. 8.5

   Die Nutzung bleibt bis zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums möglich, soweit keine berechtigte Sperrung oder außerordentliche Kündigung erfolgt.

§ 9 Kündigung

1. 9.1

   Die Kündigung einer Organisation kann durch einen hierzu berechtigten Organisationsadministrator oder eine andere nachweislich vertretungsberechtigte Person erfolgen.

2. 9.2

   Die Kündigung kann über eine hierfür vorgesehene Funktion innerhalb der Anwendung oder in Textform über den Support erfolgen.

3. 9.3

   Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

4. 9.4

   Nach Wirksamwerden der Kündigung wird der reguläre Zugang zur Organisation beendet.

§ 10 Nutzerkonten

1. 10.1

   Jeder Nutzer erhält ein persönliches Benutzerkonto.

2. 10.2

   Benutzerkonten dürfen ausschließlich von der jeweils zugeordneten Person verwendet werden.

3. 10.3

   Das Teilen von Benutzerkonten oder die gemeinschaftliche Nutzung eines persönlichen Benutzerkontos durch mehrere Personen ist nicht zulässig.

4. 10.4

   Der Kunde ist verpflichtet, darauf hinzuwirken, dass seine Nutzer Zugangsdaten und Authentifizierungsmittel angemessen schützen.

5. 10.5

   Der Anbieter ist unverzüglich zu informieren, wenn Anhaltspunkte für eine unbefugte Nutzung eines Benutzerkontos bestehen.

§ 11 Authentifizierung und Identity Provider

1. 11.1

   Benutzeridentitäten können abhängig von der Konfiguration der Organisation entweder über die Authentifizierungsinfrastruktur von BeschlussManager oder über einen Identity Provider des Kunden verwaltet werden.

2. 11.2

   BeschlussManager kann insbesondere folgende Authentifizierungsverfahren unterstützen:

   • E-Mail und Passwort,
   • Magic Links,
   • Einmalpasswörter,
   • E-Mail-OTP,
   • Passkeys,
   • Zwei-Faktor-Authentifizierung,
   • Single Sign-on und
   • externe Identity Provider wie beispielsweise Microsoft Entra ID.
3. 11.3

   Welche Verfahren verfügbar sind, kann vom gewählten Tarif und von der Konfiguration des Kunden abhängen.

4. 11.4

   Nutzt der Kunde einen eigenen Identity Provider, ist er insbesondere für dessen Konfiguration, Benutzerverwaltung, Verfügbarkeit, Berechtigungen und Sicherheit verantwortlich.

5. 11.5

   Der Anbieter bleibt für die ordnungsgemäße technische Funktion der von BeschlussManager bereitgestellten Integration verantwortlich.

§ 12 Organisationsadministratoren und Berechtigungen

1. 12.1

   Eine Organisation kann einen oder mehrere Organisationsadministratoren besitzen.

2. 12.2

   Organisationsadministratoren können, soweit die jeweilige Funktion verfügbar ist, insbesondere:

   • Nutzer hinzufügen und entfernen,
   • Rollen vergeben und entziehen,
   • Berechtigungen verwalten,
   • Gremien verwalten,
   • Stimmberechtigungen festlegen und
   • weitere Administratoren bestimmen.
3. 12.3

   Der Kunde ist dafür verantwortlich, nur geeigneten und berechtigten Personen Administratorrechte oder andere erhöhte Berechtigungen einzuräumen.

4. 12.4

   Die inhaltliche Konfiguration von Rollen, Stimmberechtigungen, Gremien, Quoren und sonstigen organisatorischen Einstellungen liegt im Verantwortungsbereich des Kunden.

5. 12.5

   Scheidet ein Nutzer aus der Organisation aus oder entfällt seine Berechtigung, ist der Kunde dafür verantwortlich, dessen Zugang oder Berechtigungen unverzüglich entsprechend anzupassen.

§ 13 Pflichten des Kunden

1. 13.1

   Der Kunde hat BeschlussManager ausschließlich rechtmäßig und entsprechend diesen AGB zu nutzen.

2. 13.2

   Der Kunde ist insbesondere verantwortlich für:

   • die Rechtmäßigkeit der von ihm eingestellten Daten und Inhalte,
   • die korrekte Einrichtung seiner Organisation,
   • die Vergabe von Benutzerrechten,
   • die Festlegung von Stimmberechtigungen,
   • die Festlegung von Mehrheiten und Quoren,
   • die Einhaltung eigener Satzungen, Verträge und Geschäftsordnungen,
   • die Einhaltung erforderlicher Fristen und
   • die Rechtmäßigkeit der durch seine Nutzer vorgenommenen Verarbeitung personenbezogener Daten.
3. 13.3

   Der Kunde darf keine Schadsoftware, rechtswidrigen Inhalte oder Inhalte einstellen, die Rechte Dritter verletzen.

4. 13.4

   Der Kunde darf keine technischen Schutzmaßnahmen umgehen oder die Sicherheit, Stabilität oder Verfügbarkeit von BeschlussManager beeinträchtigen.

§ 14 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

1. 14.1

   Das Standardangebot von BeschlussManager ist nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO vorgesehen.

2. 14.2

   Insbesondere dürfen ohne vorherige ausdrückliche Vereinbarung mit dem Anbieter keine Daten verarbeitet werden, aus denen hervorgehen:

   • rassische oder ethnische Herkunft,
   • politische Meinungen,
   • religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen,
   • Gewerkschaftszugehörigkeit,
   • genetische Daten,
   • biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung,
   • Gesundheitsdaten,
   • Daten zum Sexualleben oder
   • Daten zur sexuellen Orientierung.
3. 14.3

   Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass seine Nutzer diese Vorgabe beachten.

4. 14.4

   Soll BeschlussManager für einen Anwendungsfall eingesetzt werden, bei dem solche Daten verarbeitet werden sollen oder voraussichtlich verarbeitet werden, bedarf dies vor Beginn der Verarbeitung einer gesonderten ausdrücklichen Vereinbarung mit dem Anbieter.

5. 14.5

   Medizinische Einrichtungen und andere Einrichtungen, deren bestimmungsgemäße Nutzung der Anwendung typischerweise die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfordert, sind vom Standardangebot ausgeschlossen.

§ 15 Dateien und Inhalte

1. 15.1

   Kunden können innerhalb der dafür vorgesehenen Funktionen Dateien und sonstige Inhalte bereitstellen.

2. 15.2

   Dazu können insbesondere Anhänge zu Beschlüssen und Profilbilder gehören.

3. 15.3

   Der Kunde bleibt Inhaber beziehungsweise Berechtigter der von ihm eingebrachten Inhalte.

4. 15.4

   Der Kunde räumt dem Anbieter für die Vertragsdauer die zur technischen Bereitstellung, Speicherung, Sicherung, Darstellung und Übermittlung erforderlichen Nutzungsrechte ein.

5. 15.5

   Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass hochgeladene Inhalte nicht gegen gesetzliche Vorschriften oder Rechte Dritter verstoßen.

§ 16 E-Mail-Versand

1. 16.1

   BeschlussManager kann E-Mails insbesondere für Einladungen, Abstimmungen, Erinnerungen, Authentifizierung und Systembenachrichtigungen versenden.

2. 16.2

   Standardmäßig erfolgt der Versand über die vom Anbieter bereitgestellte Infrastruktur.

3. 16.3

   Abhängig vom gewählten Tarif kann der Kunde alternativ eigene E-Mail-Infrastruktur anbinden.

4. 16.4

   Hierzu können insbesondere SMTP oder Microsoft Graph verwendet werden.

5. 16.5

   Bei Verwendung kundeneigener E-Mail-Infrastruktur ist der Kunde für deren Einrichtung, Zugangsdaten, Berechtigungen, Konfiguration und Verfügbarkeit verantwortlich.

6. 16.6

   Der Anbieter ist für die ordnungsgemäße technische Funktion seiner Schnittstelle zur kundeneigenen E-Mail-Infrastruktur verantwortlich.

7. 16.7

   Der Anbieter kann die tatsächliche Zustellung einer E-Mail beim Empfänger nicht garantieren.

8. 16.8

   Die Zustellung kann insbesondere durch externe Mailserver, Spamfilter, Sicherheitsrichtlinien, Postfachkonfigurationen, DNS-Konfigurationen oder andere außerhalb des unmittelbaren Einflussbereichs des Anbieters liegende Faktoren beeinflusst werden.

§ 17 API und automatisierte Zugriffe

1. 17.1

   Soweit im gewählten Tarif enthalten, kann der Kunde eine von BeschlussManager bereitgestellte API verwenden.

2. 17.2

   Die API darf ausschließlich entsprechend ihrer vorgesehenen Funktion und Dokumentation verwendet werden.

3. 17.3

   Der Anbieter kann angemessene Rate Limits, Kontingente und technische Schutzmaßnahmen vorsehen und anpassen.

4. 17.4

   Eine Nutzung, die Sicherheit, Stabilität oder Verfügbarkeit der Anwendung beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Ressourcen beansprucht, ist nicht zulässig.

5. 17.5

   Automatisiertes Auslesen, Scraping oder vergleichbare Zugriffe außerhalb ausdrücklich bereitgestellter Schnittstellen sind ohne vorherige Zustimmung des Anbieters nicht gestattet.

6. 17.6

   API-Endpunkte und technische Implementierungen können weiterentwickelt werden. Bei wesentlichen inkompatiblen Änderungen soll, soweit technisch und wirtschaftlich zumutbar, eine angemessene Übergangsfrist vorgesehen werden.

§ 18 Weiterentwicklung der Anwendung

1. 18.1

   BeschlussManager wird fortlaufend weiterentwickelt.

2. 18.2

   Der Anbieter darf Funktionen:

   • erweitern,
   • verändern,
   • technisch neu umsetzen,
   • zusammenführen,
   • ersetzen oder
   • nicht wesentliche Funktionen einstellen.
3. 18.3

   Dies gilt insbesondere aufgrund technischer Entwicklungen, Sicherheitsanforderungen, gesetzlicher Anforderungen, Änderungen von Drittanbieterschnittstellen oder zur Verbesserung der Anwendung.

4. 18.4

   Die für den wesentlichen Vertragszweck erforderlichen Kernfunktionen des gebuchten Tarifs dürfen nicht ohne sachlichen Grund so eingeschränkt werden, dass die vertraglich vereinbarte wesentliche Nutzungsmöglichkeit entfällt.

5. 18.5

   Sicherheitsrelevante oder gesetzlich erforderliche Änderungen dürfen erforderlichenfalls kurzfristig vorgenommen werden.

6. 18.6

   Individuell ausdrücklich zugesicherte Funktionen bleiben von dieser Regelung unberührt.

§ 19 Verfügbarkeit

1. 19.1

   Der Anbieter betreibt BeschlussManager mit dem Ziel einer möglichst hohen und zuverlässigen Verfügbarkeit.

2. 19.2

   Eine bestimmte prozentuale Mindestverfügbarkeit wird im Rahmen der Standardtarife nicht zugesichert.

3. 19.3

   Abweichende Service-Level-Vereinbarungen können gesondert vereinbart werden.

4. 19.4

   Vorübergehende Einschränkungen oder Ausfälle können insbesondere entstehen durch:

   • Wartungsarbeiten,
   • Sicherheitsupdates,
   • technische Störungen,
   • Ausfälle von Internet- oder Telekommunikationsinfrastruktur,
   • Störungen von Hosting- oder Infrastrukturprovidern,
   • Störungen externer Schnittstellen und Dienste,
   • höhere Gewalt oder
   • sonstige Ereignisse, die außerhalb des zumutbaren Einflussbereichs des Anbieters liegen.

§ 20 Wartung

1. 20.1

   Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb typischer Nutzungszeiten durchgeführt.

2. 20.2

   Größere geplante Wartungsarbeiten, die voraussichtlich zu erheblichen Nutzungseinschränkungen führen, werden nach Möglichkeit vorab angekündigt.

3. 20.3

   Sicherheitsupdates, Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und andere dringende technische Maßnahmen können kurzfristig und erforderlichenfalls ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden.

§ 21 Support

1. 21.1

   BeschlussManager stellt innerhalb der Anwendung ein Ticketsystem zur Verfügung.

2. 21.2

   Über dieses System können Nutzer Supportanfragen eröffnen.

3. 21.3

   Feste Reaktions- oder Lösungszeiten werden im Rahmen der Standardtarife nicht zugesichert.

4. 21.4

   Abweichende Supportleistungen oder Service Level können Bestandteil bestimmter Tarife oder gesonderter Vereinbarungen sein.

§ 22 Vergütung und Zahlung

1. 22.1

   Die Vergütung richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif und den bei Buchung ausgewiesenen Preisen.

2. 22.2

   Kostenpflichtige Tarife werden grundsätzlich monatlich abgerechnet.

3. 22.3

   Zusätzliche Nutzerlizenzen oder andere Zusatzleistungen können zusätzlich berechnet werden.

4. 22.4

   Der Anbieter stellt Rechnungen grundsätzlich elektronisch zur Verfügung.

5. 22.5

   Zahlungsbedingungen und verfügbare Zahlungsmethoden werden im Bestell- beziehungsweise Buchungsprozess ausgewiesen.

6. 22.6

   Soweit Umsatzsteuer anfällt, richtet sich deren Ausweis nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften.

§ 23 Zahlungsverzug und Sperrung

1. 23.1

   Gerät der Kunde mit fälligen Zahlungen in Verzug, kann der Anbieter den Kunden hierauf hinweisen und eine angemessene Frist zur Zahlung setzen.

2. 23.2

   Erfolgt auch innerhalb dieser Frist keine Zahlung, kann der Zugang zur Organisation vorübergehend gesperrt werden.

3. 23.3

   Eine Sperrung führt nicht automatisch zur Löschung der gespeicherten Kundendaten.

4. 23.4

   Nach vollständigem Ausgleich der offenen Forderungen kann der Zugang wieder freigeschaltet werden, soweit der Vertrag noch besteht.

5. 23.5

   Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

§ 24 Preisänderungen

1. 24.1

   Der Anbieter kann Preise für zukünftige Verlängerungszeiträume ändern.

2. 24.2

   Preisänderungen werden dem Kunden vor ihrem Wirksamwerden mit angemessener Vorlaufzeit mitgeteilt.

3. 24.3

   Preisänderungen werden grundsätzlich frühestens mit Beginn des nächsten Vertrags- beziehungsweise Verlängerungszeitraums wirksam.

4. 24.4

   Bei einer wesentlichen Preiserhöhung erhält der Kunde die Möglichkeit, den betroffenen kostenpflichtigen Tarif vor Wirksamwerden der Änderung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu kündigen.

5. 24.5

   Bereits vollständig bezahlte Abrechnungszeiträume bleiben von einer Preisänderung unberührt.

§ 25 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

1. 25.1

   Beide Parteien beachten die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften.

2. 25.2

   Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

3. 25.3

   Im Rahmen einer solchen Auftragsverarbeitung bleibt der Kunde für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Erfüllung der ihm obliegenden datenschutzrechtlichen Pflichten verantwortlich.

4. 25.4

   Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt insbesondere:

   • Gegenstand und Dauer der Verarbeitung,
   • Art und Zweck der Verarbeitung,
   • Kategorien personenbezogener Daten,
   • Kategorien betroffener Personen,
   • technische und organisatorische Maßnahmen,
   • Unterauftragsverarbeiter,
   • Löschung und Rückgabe von Daten sowie
   • die gegenseitigen Pflichten nach Art. 28 DSGVO.
5. 25.5

   Soweit der Anbieter personenbezogene Daten für eigene Zwecke als Verantwortlicher verarbeitet, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen von BeschlussManager.

§ 26 Datensicherung

1. 26.1

   Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der innerhalb der Anwendung gespeicherten Daten.

2. 26.2

   Zur technischen Absicherung können insbesondere Sicherungskopien und Backupverfahren eingesetzt werden.

3. 26.3

   Eine bestimmte Backupfrequenz oder Wiederherstellungszeit wird in den Standardtarifen nicht als eigenständiges Service Level garantiert.

4. 26.4

   Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, besonders wichtige Unterlagen, für die gesetzliche oder organisatorische Aufbewahrungspflichten bestehen, erforderlichenfalls zusätzlich außerhalb von BeschlussManager aufzubewahren.

§ 27 Datenexport

1. 27.1

   Der Anbieter kann Funktionen zur Verfügung stellen, mit denen Kunden ihre Daten exportieren können.

2. 27.2

   Umfang und Format eines automatisierten Exports richten sich nach den jeweils bereitgestellten Exportfunktionen.

3. 27.3

   Nach Vertragsende kann der Kunde innerhalb der vorgesehenen Aufbewahrungsfrist einen Export seiner noch vorhandenen Organisationsdaten über den Support anfordern.

4. 27.4

   Der Anbieter stellt die Daten dabei in einem von ihm unterstützten, angemessenen und technisch verfügbaren Format bereit.

5. 27.5

   Ein Anspruch auf ein bestimmtes Exportformat besteht nur, wenn dieses ausdrücklich vereinbart oder als Funktion des gebuchten Tarifs ausgewiesen wurde.

§ 28 Löschung einer Organisation durch Administratoren

1. 28.1

   Der Anbieter kann Organisationsadministratoren eine Funktion zur vollständigen Löschung ihrer Organisation bereitstellen.

2. 28.2

   Die Verwendung dieser Funktion kann von einer zusätzlichen Sicherheits- oder Bestätigungsabfrage abhängig gemacht werden.

3. 28.3

   Wird die Löschung einer Organisation durch einen hierzu berechtigten Administrator bestätigt, ist der Anbieter berechtigt, die Organisation einschließlich der zugehörigen Daten aus den produktiven Systemen zu löschen.

4. 28.4

   Eine bestätigte Löschung kann grundsätzlich nicht rückgängig gemacht werden.

5. 28.5

   Daten können nach ihrer Löschung aus den produktiven Systemen noch für einen begrenzten Zeitraum in technischen Sicherungskopien enthalten sein.

6. 28.6

   Solche Sicherungskopien werden im Rahmen der regulären Backup-Rotation überschrieben beziehungsweise gelöscht und grundsätzlich nicht erneut in die produktive Anwendung eingespielt, sofern dies nicht aus zwingenden technischen, sicherheitsbezogenen oder gesetzlichen Gründen erforderlich ist.

7. 28.7

   Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

§ 29 Daten nach Vertragsende

1. 29.1

   Nach Beendigung des Vertrags wird der reguläre Zugang zur Organisation beendet.

2. 29.2

   Die noch vorhandenen Organisationsdaten werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 30 Tagen nach Vertragsende vorgehalten.

3. 29.3

   Während dieses Zeitraums kann der Kunde über den Support einen Export seiner noch vorhandenen Daten anfordern.

4. 29.4

   Nach Ablauf dieser 30 Tage können die Organisationsdaten aus den produktiven Systemen endgültig gelöscht werden.

5. 29.5

   In vorhandenen technischen Sicherungskopien können Daten anschließend noch für die Dauer der jeweiligen Backup-Rotation enthalten sein.

6. 29.6

   Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige gesetzliche Pflichten zur weiteren Speicherung bleiben unberührt.

7. 29.7

   Für personenbezogene Daten, die der Anbieter als Auftragsverarbeiter verarbeitet, gelten ergänzend die Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags.

§ 30 Verantwortung bei Fehlkonfigurationen

1. 30.1

   Der Kunde ist für die von ihm oder seinen Administratoren vorgenommenen fachlichen und organisatorischen Konfigurationen verantwortlich.

2. 30.2

   Dies gilt insbesondere für:

   • Stimmberechtigungen,
   • Benutzerrollen,
   • Gremienzuordnungen,
   • Quoren,
   • erforderliche Mehrheiten,
   • Abstimmungsfristen,
   • Empfänger,
   • externe Identity Provider und
   • kundeneigene E-Mail-Infrastruktur.
3. 30.3

   Der Anbieter haftet nicht für nachteilige Folgen, die ausschließlich darauf beruhen, dass der Kunde solche Einstellungen fehlerhaft vorgenommen hat.

4. 30.4

   Dies gilt nicht, soweit eine fehlerhafte Konfiguration durch einen vom Anbieter zu vertretenden technischen Fehler verursacht oder vom System entgegen der Eingabe des Kunden umgesetzt wurde.

§ 31 Technische Fehler

1. 31.1

   Der Anbieter ist dafür verantwortlich, dass die von BeschlussManager bereitgestellten Funktionen im Wesentlichen entsprechend dem vertraglich vereinbarten Leistungsumfang funktionieren.

2. 31.2

   Technische Fehler oder Störungen sollen dem Anbieter möglichst über das integrierte Ticketsystem gemeldet werden.

3. 31.3

   Der Kunde soll eine Fehlermeldung so konkret wie zumutbar beschreiben, damit eine Untersuchung ermöglicht wird.

4. 31.4

   Der Anbieter erhält eine angemessene Gelegenheit zur Untersuchung und Behebung eines gemeldeten Fehlers.

5. 31.5

   Die gesetzlichen Rechte des Kunden bleiben unberührt.

§ 32 Haftung

1. 32.1

   Der Anbieter haftet unbeschränkt:

   • bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
   • bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit,
   • nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes sowie
   • soweit der Anbieter ausdrücklich eine Garantie übernommen hat.
2. 32.2

   Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet der Anbieter auf den vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

3. 32.3

   Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Erfüllung der Vertragspartner regelmäßig vertrauen darf.

4. 32.4

   Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

5. 32.5

   Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend für Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

6. 32.6

   Der Anbieter haftet insbesondere nicht für Folgen einer vom Kunden zu vertretenden Fehlkonfiguration.

7. 32.7

   Der Anbieter haftet nicht für die rechtliche Wirksamkeit eines mit Hilfe von BeschlussManager gefassten Beschlusses allein deshalb, weil die Anwendung hierfür technisch verwendet wurde.

8. 32.8

   Für technische Fehler der Anwendung, die der Anbieter zu vertreten hat, gelten hingegen die vorstehenden allgemeinen Haftungsregelungen.

§ 33 Externe Dienste und Systeme des Kunden

1. 33.1

   BeschlussManager kann Schnittstellen zu externen Diensten und Systemen bereitstellen.

2. 33.2

   Hierzu können insbesondere gehören:

   • Identity Provider,
   • Microsoft Entra ID,
   • SMTP-Server,
   • Microsoft Graph und
   • sonstige Integrationen.
3. 33.3

   Der Anbieter übernimmt keine Verantwortung für die allgemeine Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit oder Änderung solcher externen Systeme.

4. 33.4

   Der Anbieter bleibt für Fehler verantwortlich, die innerhalb der von ihm bereitgestellten Schnittstelle liegen und von ihm zu vertreten sind.

5. 33.5

   Ändert ein Drittanbieter seine Schnittstelle, technische Voraussetzungen oder Nutzungsbedingungen, kann eine Anpassung der Integration erforderlich werden.

§ 34 Nutzungsrechte an BeschlussManager

1. 34.1

   Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des jeweiligen Nutzungsverhältnisses ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht ein, BeschlussManager entsprechend dem gebuchten Tarif zu nutzen.

2. 34.2

   Dieses Nutzungsrecht umfasst die Nutzung durch die vom Kunden entsprechend dem jeweiligen Tarif berechtigten Nutzer.

3. 34.3

   Eine Weitervermietung, Unterlizenzierung oder Bereitstellung der Anwendung an nicht berechtigte Dritte ist ohne ausdrückliche Zustimmung nicht zulässig.

4. 34.4

   Alle Rechte an der Software, dem Quellcode, der technischen Architektur, Datenbankstrukturen, Benutzeroberflächen, Marken und sonstigen Bestandteilen von BeschlussManager verbleiben beim Anbieter beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern.

§ 35 Vertraulichkeit

1. 35.1

   Beide Parteien behandeln nicht öffentlich bekannte vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich.

2. 35.2

   Als vertraulich gelten insbesondere technische, geschäftliche, organisatorische und sicherheitsbezogene Informationen sowie nicht öffentliche Inhalte innerhalb einer Organisation.

3. 35.3

   Die Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die:

   • öffentlich bekannt sind oder ohne Vertragsverletzung öffentlich bekannt werden,
   • der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren,
   • rechtmäßig von einem Dritten erlangt wurden oder
   • aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder behördlicher beziehungsweise gerichtlicher Anordnung offengelegt werden müssen.
4. 35.4

   Die Verpflichtung besteht nach Vertragsende fort, solange ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse besteht.

§ 36 Sperrung aus Sicherheits- oder Missbrauchsgründen

1. 36.1

   Der Anbieter darf einzelne Benutzerkonten oder eine Organisation vorübergehend sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte bestehen für:

   • eine rechtswidrige Nutzung,
   • einen erheblichen Verstoß gegen diese AGB,
   • eine konkrete Gefährdung der Anwendung oder anderer Nutzer,
   • kompromittierte Zugangsdaten,
   • einen Angriff auf die technische Infrastruktur oder
   • eine andere erhebliche Sicherheitsgefährdung.
2. 36.2

   Bei der Entscheidung über eine Sperrung berücksichtigt der Anbieter die berechtigten Interessen des Kunden.

3. 36.3

   Soweit die Umstände dies zulassen, wird der Kunde über die Sperrung und deren Grund informiert.

4. 36.4

   Die Sperrung wird aufgehoben, sobald ihr Grund entfallen ist.

§ 37 Außerordentliche Kündigung

1. 37.1

   Beide Parteien können den Vertrag aus wichtigem Grund außerordentlich kündigen.

2. 37.2

   Ein wichtiger Grund für den Anbieter kann insbesondere vorliegen, wenn der Kunde:

   • BeschlussManager schwerwiegend rechtswidrig nutzt,
   • trotz Abmahnung erheblich gegen diese AGB verstößt,
   • vorsätzlich oder grob fahrlässig die Sicherheit der Anwendung gefährdet oder
   • trotz Fälligkeit, Mahnung und angemessener Nachfrist wesentliche Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllt.
3. 37.3

   Soweit der jeweilige Verstoß behoben werden kann, soll grundsätzlich zunächst eine angemessene Frist zur Abhilfe eingeräumt werden, sofern dies nicht aufgrund der Schwere des Verstoßes unzumutbar ist.

§ 38 Änderungen dieser AGB

1. 38.1

   Der Anbieter kann diese AGB für die Zukunft ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht.

2. 38.2

   Ein solcher Grund kann insbesondere vorliegen aufgrund:

   • geänderter gesetzlicher Anforderungen,
   • neuer Rechtsprechung,
   • technischer Weiterentwicklungen,
   • neuer oder geänderter Funktionen,
   • Änderungen der Sicherheitsanforderungen oder
   • erforderlicher Klarstellungen.
3. 38.3

   Änderungen, die bestehende Kunden wesentlich betreffen, werden mit angemessener Vorlaufzeit mitgeteilt.

4. 38.4

   Wesentliche Vertragspflichten, der grundlegende Vertragszweck oder wesentliche Gegenleistungen werden nicht allein aufgrund des Schweigens des Kunden geändert.

5. 38.5

   Soweit eine Änderung die vertragliche Position des Kunden wesentlich nachteilig verändert und nicht aufgrund zwingender gesetzlicher Anforderungen notwendig ist, erhält der Kunde die Möglichkeit, den Vertrag vor Wirksamwerden der Änderung zu kündigen.

§ 39 Übertragung des Vertrags

1. 39.1

   Der Kunde darf seine Rechte und Pflichten aus dem Vertragsverhältnis nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen, soweit nicht gesetzlich etwas anderes gilt.

2. 39.2

   Der Anbieter kann das Vertragsverhältnis im Rahmen einer Unternehmens- oder Produktübertragung auf einen Rechtsnachfolger übertragen, sofern hierdurch die vertragliche Position des Kunden nicht wesentlich verschlechtert wird.

§ 40 Kommunikation

1. 40.1

   Vertragliche Mitteilungen können, soweit gesetzlich zulässig, in Textform erfolgen.

2. 40.2

   Hierzu gehören insbesondere E-Mails und Mitteilungen innerhalb der Anwendung.

3. 40.3

   Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine hinterlegten Kontaktdaten aktuell zu halten.

§ 41 Rangfolge der Vertragsunterlagen

Soweit sich Vertragsunterlagen widersprechen, gilt grundsätzlich folgende Rangfolge:

1. individuelle Vereinbarungen oder Angebote,
2. ausdrücklich vereinbarte Leistungs- oder Servicebeschreibungen,
3. der Auftragsverarbeitungsvertrag hinsichtlich der darin geregelten datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitung,
4. tarifbezogene Leistungsbeschreibungen,
5. diese AGB.

Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang.

§ 42 Anwendbares Recht

Für das Vertragsverhältnis gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

§ 43 Gerichtsstand

Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung gesetzlich zulässig ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis der für den Sitz des Anbieters zuständige Gerichtsstand in Waiblingen.

Der Anbieter bleibt berechtigt, Ansprüche auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden geltend zu machen.

§ 44 Schlussbestimmungen

1. 44.1

   Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt.

2. 44.2

   An die Stelle unwirksamer Bestimmungen treten die gesetzlichen Regelungen.